Si tu fais de l'achat-revente en auto-entrepreneur, l'administration peut te réclamer ce document à n'importe quel contrôle fiscal. Pourtant, la plupart des auto-entrepreneurs concernés ne savent pas exactement ce qu'il doit contenir — ni même s'ils sont vraiment obligés de le tenir.
Qui est vraiment obligé de tenir un registre des achats ?
Pas tout le monde. La confusion vient du fait qu'on mélange souvent deux documents distincts : le livre de recettes et le registre des achats.
Le livre de recettes est obligatoire pour tous les auto-entrepreneurs sans exception. Tu y notes toutes tes encaissements, chronologiquement.
Le registre des achats ne concerne que les auto-entrepreneurs qui exercent une activité commerciale de type achat-revente (ou fourniture de logement). C'est l'article 50-0 du Code général des impôts qui l'impose.
Activités concernées par le registre des achats
- Négoce, achat-revente : tu achètes des marchandises et tu les revends (brocante, vêtements, matériel informatique, produits artisanaux achetés pour être revendus)
- Fourniture de logement : locations meublées de tourisme, chambres d'hôtes
- Commerce de détail : toute vente de biens physiques dont tu n'es pas le fabricant
- Activités mixtes : si tu vends à la fois des prestations et des produits (ex. : coiffeur qui vend des soins ET des produits capillaires), le registre des achats s'applique à la partie vente de marchandises
Activités NON concernées
- Prestations de services pures (consultant, graphiste, développeur, coach...)
- Professions libérales (BNC)
- Artisans qui fabriquent eux-mêmes leurs produits (boulanger, menuisier qui fait ses meubles...)
- Auto-entrepreneurs qui vendent exclusivement leur main-d'oeuvre
Le bon test en une question
Est-ce que ton activité principale consiste à acheter quelque chose pour le revendre sans le transformer substantiellement ? Si oui, tu as besoin du registre des achats. Si tu transformes ou si tu ne fais que vendre ton temps, c'est le livre de recettes seul qui suffit.
Ce que le registre des achats doit contenir ligne par ligne
L'administration ne prescrit pas de format précis, mais elle exige que certaines informations soient présentes pour chaque achat. Voici ce qu'il faut noter.
Les champs obligatoires pour chaque opération
| Champ | Ce qu'il faut noter | Exemple |
|---|---|---|
| Date | Date de l'achat (facture du fournisseur) | 12/03/2026 |
| Fournisseur | Nom ou raison sociale | Grossiste Dupont SAS |
| Nature de l'achat | Description des marchandises achetées | Vêtements enfants (20 pièces) |
| Montant | Montant TTC (ou HT si tu récupères la TVA) | 340,00 € |
| Mode de paiement | Virement, carte, espèces, chèque | Virement bancaire |
| Référence pièce | Numéro de facture fournisseur (recommandé) | FA-2026-0847 |
La référence de pièce n'est pas légalement obligatoire, mais c'est indispensable en pratique. Si un contrôleur te demande à voir une opération spécifique, tu dois pouvoir retrouver la facture correspondante en moins d'une minute.
Les achats à inclure dans le registre
- Achats de marchandises destinées à la revente
- Achats de fournitures entrant dans la composition du produit vendu
- Achats de matières premières si tu transformes pour revendre
- Approvisionnements en stock même si tu ne les revends pas immédiatement
Ce qu'on n'inscrit pas dans le registre des achats
Les dépenses de fonctionnement (téléphone, abonnements, carburant, fournitures de bureau) ne vont pas dans le registre des achats. Elles ne constituent pas des achats de marchandises pour la revente. Tu peux les noter séparément dans un tableau de bord personnel, mais elles n'ont pas à figurer dans ce registre spécifique.
Format accepté : papier, Excel ou logiciel ?
Aucune contrainte de format. L'administration accepte les trois. En pratique, les différences sont importantes.
Le registre papier
Un cahier numéroté suffit légalement. Certains pharmaciens et commerçants traditionnels tiennent encore leur registre à la main. C'est lent, mais opposable. Le risque : les ratures. Toute correction doit être barrée et paraphée — pas effacée. Un correcteur blanc sur un registre comptable est rédhibitoire lors d'un contrôle.
Le tableur Excel ou LibreOffice
La solution la plus répandue. Un fichier Excel avec les colonnes du tableau ci-dessus fait parfaitement l'affaire. Avantage : tu peux faire des totaux mensuels automatiques. Inconvénient : le fichier est modifiable, ce que l'administration peut noter si elle le souhaite. En pratique, un contrôleur qui demande un registre Excel ne va pas vérifier l'historique des modifications, mais ça reste un point de fragilité théorique.
Le logiciel de gestion
La meilleure option si tu as un volume d'achats régulier. Un logiciel horodate les entrées et génère un export structuré en cas de contrôle. Kelyseo te permet de suivre tes achats et de les exporter dans un format directement exploitable. Tu peux aussi tenir ton livre de recettes au même endroit, ce qui simplifie ta gestion mensuelle.
Registre des achats ou livre de recettes : les différences concrètes
Beaucoup d'auto-entrepreneurs confondent les deux. Ce sont deux documents séparés, avec des logiques opposées.
| Critère | Livre de recettes | Registre des achats |
|---|---|---|
| Qui | Tous les auto-entrepreneurs | BIC achat-revente uniquement |
| Ce qu'on y note | Encaissements clients | Achats fournisseurs |
| Sens du flux | Argent qui rentre | Argent qui sort (pour la marchandise) |
| Utilité fiscale | Base du CA déclaré à l'URSSAF | Justification de la marge commerciale |
| Total annuel | = Chiffre d'affaires déclaré | = Coût d'achat total de l'année |
Si tu fais de l'achat-revente, tu as donc deux documents à tenir simultanément. Le registre des achats ne remplace pas le livre de recettes.
Le total annuel : ce que tu dois récapituler en fin d'année
Chaque fin d'année (ou fin d'exercice si tu choisis une autre date de clôture), tu dois établir un récapitulatif de tous tes achats. Ce total annuel est celui que tu utilises pour :
- Calculer ta marge brute (CA - coût d'achat des marchandises vendues)
- Justifier la cohérence de ton activité en cas de contrôle (si tu déclares 50 000 € de CA en achat-revente, l'administration va vérifier que tu as bien acheté de la marchandise en proportion)
- Remplir ta déclaration de revenus (case correspondant à l'activité commerciale)
À noter pour la déclaration annuelle
En régime micro-BIC achat-revente, l'abattement forfaitaire est de 71 %. Cela signifie que l'administration suppose que 71 % de ton CA correspond à des charges (dont tes achats). Si tes achats réels représentent moins de 71 % de ton CA, tu es gagnant avec le micro. Si tes marges sont très faibles (moins de 29 % de marge), un régime réel peut devenir plus avantageux. Ton comptable peut calculer ça rapidement.
Les 5 erreurs qui coûtent cher lors d'un contrôle
1. Ne pas conserver les factures fournisseurs
Le registre des achats seul ne suffit pas. Chaque ligne doit être justifiée par une facture originale (papier ou numérique). Si tu ne conserves que le registre sans les pièces, le contrôleur peut remettre en cause toutes tes opérations. Les factures se conservent 6 ans minimum pour les besoins fiscaux.
2. Oublier les achats en espèces
Beaucoup d'auto-entrepreneurs notent leurs virements et oublient les paiements en espèces ou par carte personnelle. Tout achat professionnel entre dans le registre, quel que soit le mode de paiement. Un achat fait avec ta carte bancaire personnelle (compte perso, pas pro) doit quand même figurer si c'est un achat professionnel.
3. Mélanger achats professionnels et personnels
Si tu achètes du stock pour ton activité en même temps que des achats perso chez le même fournisseur, sépare clairement les deux dans ton registre. Seule la partie professionnelle y figure. Ce mélange est l'une des causes les plus fréquentes de redressement lors d'un contrôle URSSAF.
4. Ne pas tenir le registre en temps réel
Reconstituer six mois d'achats en une soirée à partir d'un tas de factures, c'est légalement risqué. Le registre doit être tenu chronologiquement, au fil des opérations. En pratique, une mise à jour hebdomadaire est suffisante. Mensuelle, c'est le minimum acceptable.
5. Confondre achats de marchandises et frais généraux
Le transport pour livrer une commande, l'achat d'un présentoir, les frais d'emballage : tout ça ne va pas dans le registre des achats. C'est du frais de fonctionnement. Le registre des achats concerne uniquement les marchandises achetées pour être revendues. Si tu mixes tout, ton total est faussé et ton calcul de marge devient inexploitable.
Que se passe-t-il si tu n'as pas de registre lors d'un contrôle ?
Un contrôle fiscal peut arriver à n'importe quel moment sur les 3 derniers exercices. L'absence de registre des achats pour une activité commerciale est une infraction aux obligations comptables.
Dans les faits, un contrôleur qui constate l'absence de registre va :
- Te donner une mise en demeure de le reconstituer
- Faire une évaluation d'office de ton CA imposable (souvent défavorable)
- Appliquer une majoration de 10 % à 40 % sur le montant du redressement
Ce n'est pas automatique et les contrôles restent rares pour les micro-entrepreneurs avec des CA modestes. Mais si tu dépasses 50 000 à 60 000 € de CA annuel en achat-revente, la probabilité d'un contrôle augmente significativement.
Modèle de registre des achats à utiliser
Voici le format minimal qui satisfait aux exigences légales. Tu peux le reproduire dans Excel ou LibreOffice avec une ligne par achat et un total mensuel en bas de chaque section.
Structure du registre des achats (modèle)
Colonnes : Date | Fournisseur | Nature des achats | N° facture | Mode de paiement | Montant TTC
Exemple ligne :
15/03/2026 | Textiles Martin SAS | Pulls femme (lot 12 pièces) | FA-0234 | Virement | 480,00 €
Sous-total mars 2026 : XXX €
Total cumulé janvier-mars : XXX €
Si tu utilises Kelyseo (essai gratuit 14 jours sans carte), le module de suivi des achats génère automatiquement ce récapitulatif mensuel et te permet d'exporter le registre complet en PDF ou CSV pour un contrôle ou pour ton comptable.
Pour la partie recettes, consulte aussi notre guide sur le livre de recettes auto-entrepreneur — les deux documents fonctionnent en tandem si tu fais de l'achat-revente.
Durée de conservation et archivage
Le registre des achats doit être conservé 6 ans à compter de la dernière opération inscrite (délai de prescription fiscale). Pour les factures fournisseurs qui lui servent de justificatifs : même délai de 6 ans en fiscal, mais 10 ans selon le Code de commerce si tu as une activité commerciale déclarée.
En pratique, garde tout en numérique sans limite. Un scan haute résolution d'une facture papier a la même valeur probante qu'un original depuis la loi de 2016. Classe tes factures fournisseurs par mois et par fournisseur — retrouver une pièce en 3 minutes lors d'un contrôle change tout à l'atmosphère de l'échange.
Si tu prépares aussi un export comptable pour ton comptable, notre article sur l'export comptable artisan détaille les formats attendus et les délais de remise.
Questions fréquentes sur le registre des achats
Un auto-entrepreneur qui fait des prestations de services doit-il tenir un registre des achats ?
Non. Le registre des achats est réservé aux activités BIC de négoce ou d'achat-revente. Un prestataire de services (consultant, graphiste, développeur, artisan qui ne revend pas de marchandises) n'a que le livre de recettes à tenir.
Le registre des achats est-il la même chose que la comptabilité d'achats ?
Non. La comptabilité d'achats est une notion de comptabilité générale (plan comptable, écritures de débit/crédit). Le registre des achats auto-entrepreneur est une obligation simplifiée spécifique au régime micro — pas d'écritures comptables, juste un tableau chronologique des opérations.
Dois-je noter les achats de matériel (ordinateur, véhicule) dans le registre ?
Non. Le registre des achats concerne uniquement les achats de marchandises destinées à la revente. Un ordinateur acheté pour ton usage professionnel est une immobilisation, pas un achat de marchandises. Il ne figure pas dans ce registre. Note-le ailleurs dans tes documents de gestion pour ta propre information.
Peut-on utiliser un relevé bancaire à la place du registre des achats ?
Non. Un relevé bancaire liste les mouvements de compte mais ne précise pas la nature des achats ni la désignation des marchandises. Ce n'est pas un registre conforme aux exigences de l'article 50-0 CGI. Le relevé peut compléter le registre comme pièce justificative, mais il ne le remplace pas.
À quelle fréquence remplir le registre des achats ?
La loi dit "chronologiquement", sans fréquence imposée. En pratique, mettre à jour ton registre à chaque réception de facture fournisseur est l'idéal. Une saisie hebdomadaire est raisonnable. Attendre la fin du trimestre crée un risque d'oubli et complique la reconstitution.
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