Chaque fin d'exercice, la même question revient : qu'est-ce que mon comptable a besoin exactement ? Et si l'administration fiscale débarque, que dois-je être capable de fournir ? L'export comptable, c'est la réponse à ces deux questions. Voici ce que ça représente selon votre statut, et comment le préparer sans perdre trois jours.
L'export comptable, c'est quoi exactement ?
Un export comptable, c'est l'ensemble des données financières de votre activité présentées dans un format utilisable par un comptable ou par l'administration fiscale. Selon votre statut juridique, la forme et le contenu varient considérablement.
Il existe deux grandes catégories de documents :
- Le Fichier des Écritures Comptables (FEC) — obligatoire pour les entreprises tenant une comptabilité (sociétés, EI non micro). Format normalisé défini par l'arrêté du 29 juillet 2013.
- Le livre de recettes et registre des achats — pour les micro-entrepreneurs (auto-entrepreneurs). Beaucoup plus simple, pas de format imposé mais des informations précises à inclure.
Si vous êtes auto-entrepreneur : pas de FEC obligatoire. Si vous êtes en société (SASU, EURL, SARL) ou en entreprise individuelle hors micro : le FEC peut vous être demandé à tout moment lors d'un contrôle fiscal.
Auto-entrepreneur : le livre de recettes (et le registre des achats)
La comptabilité d'un auto-entrepreneur est simplifiée, mais elle n'est pas inexistante. Deux documents sont obligatoires :
Le livre de recettes
Obligatoire pour tous les auto-entrepreneurs. Il recense chronologiquement toutes les recettes encaissées. Pour chaque recette, vous notez :
- La date d'encaissement (pas de facturation)
- Le nom du client
- Le montant encaissé
- Le mode de paiement (chèque, virement, espèces)
- La référence de la facture correspondante
En pratique, vous pouvez tenir ce livre sur un simple fichier Excel ou dans un logiciel. L'administration ne vous demande pas un format particulier — mais les données doivent être complètes, chronologiques et sans rature.
Le registre des achats
Obligatoire uniquement si vous exercez une activité d'achat-revente ou de fourniture de logement. Pour un artisan pur prestataire (plombier, électricien, menuisier qui ne vend pas de matériaux à titre principal), ce registre n'est pas requis — même si tenir un suivi de vos achats reste utile.
Pour en savoir plus sur la structure exacte de ces documents, consultez notre article livre de recettes auto-entrepreneur : modèle 2026.
Ce que vous remettez à votre comptable
Si vous avez un comptable (ce qui est facultatif en micro, mais courant), voici ce qu'il vous demande typiquement :
- Le livre de recettes de l'année (fichier ou accès au logiciel)
- Toutes vos factures émises (par ordre chronologique ou par numéro)
- Vos relevés bancaires de l'année (compte dédié obligatoire si CA > 10 000 € sur 2 ans consécutifs)
- Vos déclarations URSSAF trimestrielles ou mensuelles (déjà faites sur autoentrepreneur.urssaf.fr)
- Vos déclarations d'impôt (IR ou versement libératoire selon votre choix)
Société et EI hors micro : le Fichier des Écritures Comptables (FEC)
Le FEC est le document clé lors d'un contrôle fiscal pour toute entreprise tenant une comptabilité. Il contient l'intégralité des écritures comptables de l'exercice dans un format standardisé, exploitable par les logiciels de l'administration.
Contenu du FEC
Le FEC contient 18 colonnes imposées par l'arrêté de 2013 : date de l'écriture, journal, numéro de compte, libellé, montant débit, montant crédit, date de valeur... Il est généré automatiquement par votre logiciel comptable (Sage, EBP, QuickBooks, etc.).
En tant qu'artisan en EURL ou SASU, vous ne construisez pas ce fichier manuellement — c'est votre logiciel ou votre comptable qui le produit. Mais vous devez vous assurer que toutes vos pièces comptables sont bien saisies et que votre comptable peut générer le FEC sur demande.
Quand peut être demandé le FEC ?
Le FEC peut être demandé lors d'un contrôle fiscal (vérification de comptabilité). L'agent des impôts peut vous le demander en début de contrôle, avec un délai de 15 jours pour le fournir. Si vous ne pouvez pas le fournir ou s'il est incomplet, l'administration peut rejeter votre comptabilité et procéder à une évaluation d'office — ce qui est largement défavorable.
Préparer son dossier comptable de fin d'année : la checklist
Que vous soyez auto-entrepreneur ou en société, voici les documents à rassembler pour clôturer un exercice proprement.
Documents à fournir à votre comptable
| Document | Auto-entrepreneur | EURL / SASU |
|---|---|---|
| Livre de recettes ou journal des ventes | Obligatoire | Inclus dans FEC |
| Toutes les factures émises (copies) | Obligatoire | Obligatoire |
| Factures d'achat et notes de frais | Recommandé | Obligatoire |
| Relevés bancaires (compte pro ou dédié) | Obligatoire si compte dédié | Obligatoire |
| Déclarations URSSAF de l'année | Obligatoire | Obligatoire (DPAE, DSN) |
| Contrats de leasing ou location matériel | Si applicable | Obligatoire |
| Inventaire des stocks (si applicable) | Si activité achat-revente | Obligatoire |
| Amortissements matériel (bilan N-1) | Non applicable | Obligatoire |
Durées de conservation : combien de temps garder quoi ?
Les délais de conservation sont fixés par différents codes. Ne pas les respecter expose à une impossibilité de se défendre en cas de contrôle ou de litige.
| Type de document | Durée légale | Référence |
|---|---|---|
| Factures clients et fournisseurs | 10 ans | Art. L123-22 Code de commerce |
| Documents fiscaux (déclarations TVA, IS, IR) | 6 ans | Art. L102 B LPF |
| Contrats commerciaux | 5 ans | Art. 2224 Code civil |
| Documents sociaux (statuts, PV AG...) | 5 ans après dissolution | Art. L237-25 Code de commerce |
| Bulletins de salaire (si vous avez des employés) | 50 ans ou 75 ans | Code du travail + retraite |
| Documents assurance décennale et sinistres | 12 ans minimum | Garantie décennale = 10 ans + délais |
En pratique : archivez tout en numérique indéfiniment. Le stockage coûte quelques euros par mois, le manque d'un document lors d'un contrôle peut coûter des milliers d'euros en redressement. Le rapport coût/risque est sans appel.
Le format des exports : ce que votre comptable veut vraiment
Si vous utilisez un logiciel de facturation, votre comptable préfère un export numérique à une liasse de factures papier. Voici les formats courants :
CSV ou Excel
Pour un auto-entrepreneur ou une petite structure, un export CSV ou Excel de vos factures suffit. Il doit contenir : numéro de facture, date, client, montant HT, TVA, montant TTC, statut de paiement. Votre comptable l'importe dans son logiciel et fait le reste.
FEC (Fichier des Écritures Comptables)
Pour les sociétés, le FEC est le format de référence pour l'administration. Il est généré par le logiciel comptable ou par le comptable lui-même. Si vous utilisez Sage, EBP, Cegid ou QuickBooks, l'export FEC est une fonctionnalité standard.
PDF des factures
Toujours utile, même en complément d'un export numérique. Chaque facture doit être archivée en PDF non modifiable. Un PDF imprimé puis scanné est moins solide qu'un PDF généré directement par votre logiciel de facturation.
3 erreurs fréquentes qui compliquent l'export comptable
1. Mélanger compte pro et compte perso
Si vos encaissements professionnels et vos dépenses perso passent sur le même compte, votre comptable va devoir trier manuellement chaque ligne de relevé. Comptez 2 à 3 heures de travail supplémentaire — facturées. Ouvrez un compte dédié, même si vous êtes micro. C'est obligatoire au-delà de 10 000 € de CA sur deux ans, mais recommandé dès le premier euro.
2. Ne pas conserver les factures d'achat
Un artisan en société qui achète des matériaux sans garder les factures fournisseurs perd la déductibilité TVA correspondante. Et si l'administration contrôle, elle peut réintégrer les charges non justifiées dans le résultat imposable.
3. Faire son export en janvier avec des données de novembre
Les factures émises en décembre mais encaissées en janvier posent un problème de rattachement d'exercice. En comptabilité d'engagement (sociétés), c'est la date de facturation qui compte. En comptabilité de trésorerie (micro), c'est la date d'encaissement. Sachez dans quel régime vous êtes — et soyez cohérent tout au long de l'année.
Comment un logiciel de facturation simplifie l'export
La principale source de désordre comptable pour un artisan, c'est de travailler avec des outils disparates : Word pour les factures, un tableur pour le livre de recettes, un autre fichier pour les clients. En fin d'année, tout ça se réconcilie difficilement.
Un logiciel de facturation centralisé élimine ce problème. Toutes vos factures émises sont dans le même endroit, horodatées, numérotées séquentiellement, avec le statut de paiement à jour. L'export comptable devient alors une affaire de 30 secondes.
Avec Kelyseo, vous exportez l'ensemble de vos factures de l'année en un clic — au format CSV, PDF groupé ou synthèse par client. Votre comptable reçoit un dossier propre, sans avoir à vous demander de retrouver une facture de mars. Pour suivre vos déclarations URSSAF en lien avec votre CA, consultez notre article sur déclarer son CA à l'URSSAF auto-entrepreneur.
Questions fréquentes — export comptable artisan
Un auto-entrepreneur doit-il fournir un FEC en cas de contrôle ?
Non. Le Fichier des Écritures Comptables (FEC) est obligatoire uniquement pour les entreprises tenant une comptabilité commerciale (sociétés, EI hors micro). Un auto-entrepreneur doit présenter son livre de recettes et ses factures, mais pas de FEC structuré.
Combien de temps faut-il conserver ses factures ?
10 ans pour les factures commerciales (art. L123-22 Code de commerce), 6 ans pour les documents fiscaux. En pratique, archivez tout en numérique indéfiniment — le risque de manquer un document lors d'un contrôle est supérieur au coût du stockage.
Mon comptable peut-il accéder directement à mon logiciel de facturation ?
Avec un logiciel en ligne, oui — la plupart permettent d'attribuer un accès "lecteur" à votre comptable. Il peut alors exporter lui-même les données dont il a besoin. C'est beaucoup plus efficace que d'envoyer des fichiers par email chaque trimestre.
Quelle est la différence entre comptabilité de trésorerie et comptabilité d'engagement ?
En comptabilité de trésorerie (micro-entrepreneurs et option possible pour les EI), vous enregistrez les recettes et dépenses à la date du mouvement bancaire. En comptabilité d'engagement (sociétés et EI au réel), vous enregistrez à la date de la facture, indépendamment du paiement. Cette distinction change le rattachement des opérations de décembre/janvier et peut affecter votre résultat imposable de l'exercice.
Dois-je faire un bilan si je suis auto-entrepreneur ?
Non. Les auto-entrepreneurs n'ont pas d'obligation de bilan. Votre "bilan" annuel se résume à votre livre de recettes, vos déclarations URSSAF et votre déclaration d'impôt. Pour aller plus loin sur ce sujet, lisez notre article bilan comptable micro-entrepreneur : ce qui est vraiment obligatoire.
Gérez vos devis et factures avec Kelyseo
Créez et envoyez vos documents en quelques clics. Conforme à la législation française, avec relances automatiques et suivi des paiements.
Essayer gratuitement