Pourquoi envoyer ses factures en format PDF ?

Le PDF est le format de référence pour la facturation professionnelle : il ne peut pas être modifié accidentellement par le client, s'affiche identiquement sur tous les appareils, et est accepté par tous les logiciels de comptabilité. C'est le format recommandé pour les factures électroniques.

La facturation électronique par email est-elle légale en France ?

Oui, l'envoi de factures par email au format PDF est parfaitement légal en France et équivalent à la facture papier. Pour les relations B2B, la facturation électronique deviendra obligatoire progressivement entre 2026 et 2027.

Comment convertir une facture Word ou Excel en PDF ?

Depuis Microsoft Word ou Excel, allez dans Fichier → Enregistrer sous → choisissez le format PDF. Dans LibreOffice, Fichier → Exporter en PDF. Ou utilisez notre générateur de facture en ligne qui crée directement votre PDF en 1 minute.

Gratuit · Prêt à imprimer · Sans inscription

Modèle de facture PDF gratuit

Un modèle de facture en PDF conforme à la loi française, prêt à imprimer ou envoyer par email. Toutes les mentions légales obligatoires sont incluses.

Format A4

Mise en page professionnelle, prêt à imprimer

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FACTURE

FAC-2026-037

Émetteur

Martin Dupont

Plomberie Dupont

Date

26 mai 2026

PrestationQtéHT

Pose robinet cuisine

120,00 €

Remplacement siphon

55,00 €

Fournitures

38,50 €

Total HT213,50 €

TVA 20%42,70 €

Total TTC256,20 €

PAYÉ

Facture envoyée

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Modèle Facture Kelyseo.pdf

Format PDF · A4 · Compatible Adobe Reader, Preview, tout navigateur

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Tableau de prestations structuré

Zone totaux HT / TVA / TTC

Identité vendeur et client

Conditions de paiement et pénalités

Compatible tout lecteur PDF

💡 Le PDF n'est pas modifiable directement

Le modèle PDF sert de référence visuelle et de support à imprimer. Pour personnaliser vos informations, utilisez le modèle Word ou notre générateur en ligne qui crée votre PDF personnalisé en 1 minute.

Pourquoi envoyer ses factures en PDF ?

Le PDF est le format de référence pour la facturation professionnelle. Contrairement à un fichier Word ou Excel, un PDF ne peut pas être modifié accidentellement par votre client. Il s'affiche identiquement sur tous les appareils (ordinateur, tablette, mobile) et peut être imprimé sans perte de qualité. De plus, le PDF est le format accepté par tous les logiciels de comptabilité et les experts-comptables.

Comment créer une facture PDF gratuitement ?

Plusieurs options s'offrent à vous pour créer une facture au format PDF :

Ce modèle PDF : téléchargez-le, imprimez-le et remplissez-le à la main. Simple mais peu adapté à l'envoi par email.
Le modèle Word ou Excel : personnalisez-le, puis exportez en PDF via Fichier → Enregistrer sous → PDF dans votre logiciel bureautique.
Notre générateur en ligne : remplissez un formulaire en ligne et téléchargez votre PDF personnalisé en 1 minute, sans inscription.
Kelyseo : créez votre facture en 30 secondes, PDF généré automatiquement avec votre logo, envoi par email intégré.

Les obligations légales de conservation des factures

En France, les factures doivent être conservées pendant 10 ans à compter de la clôture de l'exercice comptable (article L123-22 du Code de commerce). Cette obligation s'applique aussi bien aux factures émises qu'aux factures reçues. Le format PDF est parfaitement adapté à cet archivage numérique, à condition de garantir l'intégrité des fichiers (ne pas les modifier après émission).

Artisans : puis-je envoyer mes factures par email en PDF ?

Oui, absolument. L'envoi de factures par email au format PDF est parfaitement légal en France et reconnu comme équivalent à la facture papier, à condition que le client ait accepté ce mode de transmission (ce qui est généralement le cas implicitement dans la relation commerciale). Pour les relations B2B, la facturation électronique deviendra obligatoire progressivement entre 2026 et 2027.

Kelyseo vous permet d'envoyer vos factures directement par email depuis l'application, avec un message pré-rempli professionnel, en un seul clic.

Autres formats disponibles

Modèle Word

.docx modifiable

Modèle Excel

.xlsx avec formules

Générateur en ligne

PDF personnalisé en 1 min

Ce modèle PDF est utilisé par

Découvrez les conseils de facturation spécifiques à votre métier

🔧 Plombier ⚡ Électricien 🎨 Peintre 🧱 Maçon 🪵 Menuisier 🔥 Chauffagiste 🏠 Carreleur 🏗️ Couvreur 🔑 Serrurier 🪟 Vitrier 🔨 Charpentier 🌿 Paysagiste 🏗️ Plaquiste 🏢 Façadier 🛒 Agence e-commerce 🏪 Commerce de détail 🏨 Hôtelier 🍽️ Restaurateur

Voir tous les métiers →

Comment remplir et personnaliser un modèle de facture PDF

Un PDF statique ne peut pas être modifié directement comme un fichier Word ou Excel. Voici vos options selon vos outils disponibles :

Option 1, Imprimer et remplir à la main

Basique

Imprimez le modèle et remplissez-le à stylo. Simple pour une utilisation très occasionnelle, mais peu professionnel pour l'envoi par email et impossible à archiver numériquement.

Option 2, Adobe Acrobat Reader (gratuit)

Recommandé

Acrobat Reader gratuit permet d'annoter un PDF et d'ajouter du texte via l'outil 'Remplir et signer'. Ouvrez le PDF, sélectionnez l'outil Texte, cliquez sur le champ à remplir et saisissez. Exportez en PDF une fois terminé.

Option 3, Utiliser le modèle Word ou Excel à la place

Pro

Pour une personnalisation complète (logo, couleurs, plusieurs lignes), partez du modèle Word ou Excel, personnalisez-le, puis exportez en PDF. C'est la méthode la plus propre pour un résultat professionnel.

Option 4, Générateur en ligne Kelyseo

Le plus rapide

Notre générateur crée directement un PDF personnalisé avec vos informations en 1 minute, sans télécharger de fichier. Résultat professionnel, mise en page soignée, toutes mentions légales incluses.

Facture PDF artisan, les mentions spécifiques au bâtiment

Si vous êtes artisan du bâtiment (plombier, électricien, maçon, peintre, carreleur…), vos factures PDF ont des mentions obligatoires supplémentaires qui ne s'appliquent pas aux autres professions.

Assurance décennale

Numéro de police, nom de l'assureur, coordonnées. Obligatoire pour tous les travaux relevant de la garantie décennale (gros œuvre, étanchéité, structure). Son absence peut invalider votre couverture en cas de sinistre.

RC Professionnelle

Mention de votre assurance responsabilité civile professionnelle, fortement conseillée même quand non obligatoire légalement.

Taux de TVA par ligne

Pour les travaux en résidence principale de plus de 2 ans, le taux est 10 % (ou 5,5 % pour l'énergie). Chaque ligne doit afficher son taux, vous pouvez avoir plusieurs taux sur la même facture.

Attestation TVA réduite

Si vous appliquez un taux réduit (10 % ou 5,5 %), votre client doit vous avoir remis une attestation sur l'honneur confirmant que le logement remplit les conditions. Mentionnez-la en référence sur la facture.

Mention retenue de garantie

Si le marché prévoit une retenue de garantie (5 % max, loi 1971), elle doit figurer explicitement sur la facture de solde avec le montant retenu et la date de libération.

Notre modèle de facture PDF pour plombiers et les autres modèles par métier incluent déjà ces mentions spécifiques pré-remplies.

Facture PDF, Word ou Excel, quand choisir quoi ?

Critère	PDF	Word	Excel
Calculs automatiques	❌	❌	✅
Modifiable facilement	⚠️ Limité	✅	✅
Prêt à imprimer immédiatement	✅	⚠️ À exporter	⚠️ À exporter
Peut être modifié par le client	❌ Non	✅ Oui	✅ Oui
Multi-lignes de prestations	⚠️ Fixe	✅	✅
Idéal pour	Référence visuelle	Prestataires de services	Artisans avec TVA

En pratique : utilisez le PDF comme référence ou pour imprimer et remplir à la main. Pour personnaliser et envoyer par email, partez du modèle Word (services) ou Excel (artisans avec TVA multi-taux) puis exportez en PDF. Pour aller plus vite, notregénérateur en lignecrée le PDF directement.

Les erreurs à éviter sur vos factures PDF

Envoyer un PDF modifiable

Si vous avez rempli le PDF avec Acrobat, vérifiez que le fichier final n'est pas en mode édition. Votre client doit recevoir un fichier verrouillé.

Numérotation manuelle erronée

Sans logiciel, vous devez gérer manuellement la séquence. Un doublon ou un trou peut créer des problèmes en cas de contrôle fiscal.

Oublier de sauvegarder l'original

Conservez toujours le fichier source (Word ou Excel) en plus du PDF exporté. En cas de litige, le fichier source prouve que vous n'avez pas modifié le PDF après envoi.

Utiliser un scanner de mauvaise qualité

Si vous remplissez le PDF à la main et le scannez, la qualité doit être suffisante pour être lisible. Un PDF flou ou illisible n'est pas un document comptable valide.

Simple et transparent.

Un seul plan. Tout inclus. Sans surprise.

Populaire

Pro

19€/mois

14 jours d'essai gratuit inclus.

Documents illimités
Clients illimités
Envoi email intégré
Relances automatiques
Export CSV comptable
Support prioritaire

Commencer l'essai gratuit

Sans engagement · Annulable à tout moment

FAQ

Questions fréquentes.

Oui, le format du fichier n'a aucune importance légale. Ce qui compte, ce sont les mentions obligatoires qu'il contient. Une facture PDF, Word, Excel ou même manuscrite est valide si elle comporte toutes les informations requises par l'article L441-9 du Code de commerce.

Joignez simplement le PDF à votre email. Précisez le numéro de facture dans l'objet (ex : 'Facture 2026-003, Travaux cuisine Dupont'). Conservez une copie de l'email envoyé, c'est votre preuve d'envoi en cas de litige sur les délais de paiement.

Non, une facture émise est un document légal figé. Si vous avez fait une erreur, émettez un avoir (annulation) ou une facture rectificative avec un nouveau numéro, qui fait référence à la facture originale. Ne renvoyez jamais un PDF modifié avec le même numéro.

Word : Fichier → Enregistrer sous → PDF. Excel : Fichier → Enregistrer sous → PDF. LibreOffice : Fichier → Exporter en PDF. Google Docs/Sheets : Fichier → Télécharger → PDF. Sur Mac, depuis n'importe quelle application : Fichier → Imprimer → PDF (en bas à gauche).

La réforme e-invoicing (prévue à partir de 2027 pour les TPE) impose un format structuré type Factur-X (PDF + données XML). Les simples PDF envoyés par email ne seront plus conformes pour le B2B à terme. Pour les particuliers, aucun changement prévu.

10 ans minimum selon l'article L123-22 du Code de commerce. Organisez par dossiers annuels, sauvegardez sur cloud (Google Drive, Dropbox, OneDrive) en complément de votre disque local. Un seul emplacement de stockage représente un risque réel.

Fini les PDFs remplis à la main.

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